ایمیل سرور داخلی چیست؟
امروزه نه تنها استفاده از ایمیل سرور داخلی بلکه به طور کلی استفاده از ایمیل، در بسیاری از سازمان‌ها، به‌ویژه سازمان‌های کوچک و متوسط، مشاهده می شود. استفاده ناکارآمد از ایمیل‌ها، چه در داخل و چه در خارج (مشتریان، تامین‌کنندگان و غیره) رایج است. در مقابل، استفاده کارآمدتر از ایمیل می تواند به دلیل استفاده از منابع کمتر (زمان کمتر کارکنان برای مدیریت ایمیل، هزینه کمتر برای منابع IT) و کاهش ریسک های عملیاتی در فرآیندهای داخلی، به صرفه جویی در هزینه کمک کند.
مهم ترین جنبه های ایمیل سرور داخلی چیست؟
در ایمیل سرور داخلی، محرمانه بودن اسناد، در دسترس نبودن داده ها و از بین رفتن یکپارچگی یا استفاده نادرست از نسخه های منسوخ شده اسناد و غیره جنبه های بسیار مهمی هستند. به طور کلی دو جنبه مهم برای ایمیل وجود دارد:
1- ارتباطی که می خواهید در متن پیام بدهید.
2- هرگونه اسناد پیوست
ایمیل سرور داخلی همچنین به عنوان عامل انتقال نامه، MTA، عامل حمل و نقل نامه، مسیریاب نامه، یا ارسال کننده اینترنتی شناخته می شود. برنامه ای است که ایمیل های دریافتی و پیام های خروجی را برای تحویل، مسیریابی می کند. رایانه ای که این برنامه ها را اجرا می کند، ایمیل سرور نامیده می شود. Microsoft Exchange، Exim و Sendmail نمونه‌هایی از ایمیل سرور داخلی هستند. یک سرور ایمیل با برنامه های کاربردی دیگر کار می کند تا یک سیستم پیام رسانی را تشکیل دهد. این شامل تمام برنامه هایی است که برای ترافیک روان ایمیل مورد نیاز هستند. هنگامی که یک کاربر ایمیلی ارسال می کند، برنامه، برای مثال Microsoft Outlook، پیام را به یک سرور ایمیل ارسال می کند. سپس پیام را به سرور پست دیگری یا به منطقه انتظار در همان سرور ارسال می کند.
چند نوع ایمیل سرور داخلی وجود دارد؟
سرورهای ایمیل به دو دسته تقسیم می شوند:
• ایمیل سرور داخلی
• ایمیل سرور خارجی
ایمیل سرور داخلی، ایمیل را ذخیره می کند و آن را به صندوق ورودی کاربر ارسال می کند. پروتکل (POP3) و پروتکل دسترسی به پیام اینترنتی (IMAP)، دو نوع اصلی ایمیل سرور داخلی هستند. POP3 ایمیل را از یک سرور دانلود می کند و پیام های دریافتی را در یک دستگاه ذخیره می کند تا زمانی که کاربر سرویس گیرنده، ایمیل را باز کند. هنگامی که کاربر، نامه های خود را دانلود کرد، سرور به طور خودکار آنها را حذف می کند مگر اینکه پیکربندی دیگری انجام شود. بسیاری از ISP ها حساب های ایمیل POP3 را در اختیار کاربران خود قرار می دهند زیرا فضای کارآمدتری دارند.
در یک سیستم ایمیل سرور داخلی، سرورهای SMTP برای ارسال ایمیل، با POP3 یا IMAP کار می کنند. سرورهای IMAP به کاربران امکان پیش نمایش، حذف و سازماندهی ایمیل ها را قبل از انتقال به چندین دستگاه، می دهند. کپی ایمیل ها تا زمانی که کاربر آنها را حذف نکند، روی سرور باقی می ماند. یک ایمیل سرور داخلی با برقراری ارتباط با رایانه کاربر با استفاده از پروتکل انتقال نامه ساده (SMTP) برای فرآیند تحویل ایمیل، کار می کند.
فرآیند ارسال ایمیل، در ایمیل سرور داخلی چگونه است؟
ایمیل سرور داخلی هنگام ارسال و دریافت ایمیل، مراحل زیر را طی می کند:
- کاربر، یک ایمیل در سرویس گیرنده ایمیل خود، به عنوان مثال Outlook، می نویسد و روی Send کلیک می کند.
- سرویس گیرنده ایمیل به سرور SMTP متصل می شود.
- سرور SMTP آدرس ایمیل گیرنده، متن پیام و هر پیوست را شناسایی و پردازش می کند.
- اگر نام دامنه با نام فرستنده مطابقت داشته باشد، سرور پیام را مستقیماً از طریق POP3 یا IMAP ارسال می کند. اگر نام دامنه متفاوت باشد، سرور SMTP با سیستم DNS (نام دامنه) برای یافتن سرور گیرنده ارتباط برقرار می کند. DNS نام دامنه ایمیل گیرنده را به آدرس پروتکل اینترنت (IP) ترجمه می کند.
- آدرس IP گیرنده، به سرور SMTP متصل می شود. هنگامی که IP شناسایی شد، پیام ارسال شده بین سرورهای SMTP نامرتبط، رله می شود تا زمانی که به مقصد برسد.
- سرور SMTP گیرنده ایمیل را پردازش می کند. پیام را بررسی می کند و آن را به سرور IMAP یا POP3 ارسال می کند. سپس در یک صف، قرار می گیرد تا زمانی که گیرنده آن را بازیابی کند.
بهترین میل سرور سازمانی
به طور کلی انواع میل سرور سازمانی می تواند به صورت محلی یا در فضای ابری باشد. اینکه کدام نوع برای یک شرکت مناسب است به بقیه عملیات و زیرساخت موجود در شرکت، بستگی دارد. ایمیل سرور داخلی و یا محلی از سرورهای سازمان استفاده می‌کند، تمام ایمیل‌ها را دریافت می‌کند و آن را به پایگاه داده فهرست‌شده ارسال می‌کند. سرورهای داخلی معمولاً برای سخت افزار، نصب و مدیریت، نیاز به سرمایه گذاری اولیه بیشتری دارند. بعلاوه، پیاده سازی زیرساخت آن به آسانی فضای ابری نیست.
سرورهای ایمیل مبتنی بر ابر مانند Simple Email Service (SES) درست مانند ایمیل سرور داخلی کار می کنند، اما داده ها در یک محیط ابری قرار می گیرند که توسط یک ارائه دهنده جداگانه ارائه می شود. معمولاً برای این کار هزینه ای ماهانه دریافت می شود که بر اساس داده های مورد استفاده، محاسبه می شود. علاوه بر مقیاس‌بندی آسان‌تر، امنیت با ایمیل سرور در فضای ابری، آسان‌تر می‌شود.
ویژگی های مهم سرورهای پست الکترونیکی
یک سازمان باید قبل از انتخاب یک میل سرور اختصاصی، موارد زیر را در نظر بگیرد:
- سرویس‌های ایمیل باید از ابزارهای امنیتی ویژه برای محافظت از اطلاعات حساس در پیام‌ها استفاده کنند. این ابزارهای امنیتی شامل: رمزگذاری، ضد بدافزار، فیلترهای هرزنامه و ابزارهای مبارزه با از دست دادن داده ها می شود.
- آنها همچنین کنترل بهتری بر سیستم ها و امنیت، ارائه می دهند. هزینه راه اندازی ایمیل سرور داخلی مبتنی بر ابر، ارزان تر است و نیاز به نگهداری کمتری دارد. به طور کلی هزینه میل سرور خصوصی بسته به تجهیزاتی که از قبل دارید بسیار متفاوت است.
- مطمئن شوید که ارائه‌دهنده شما فضای ذخیره‌سازی کافی برای بایگانی‌ها دارد. ثبت خودکار ایمیل‌ها یکی دیگر از ویژگی‌های مهم است.
- خدمات ایمیل سرور داخلی همچنین ممکن است گزینه هایی را برای همگام سازی با برنامه های تلفن همراه و برنامه های کاربردی وب مانند برنامه های ایمیل، تقویم و مخاطبین ارائه دهند.
چه نامه ای برای کار بهتر است، شخصی یا شرکتی؟
پست شرکتی به معنای ایمیل است که به طور خاص برای نیازهای شرکت استفاده می شود. تفاوت اصلی آن با شخصی در آدرس است. معمولاً بدین صورت است: username@company.domain. نامه های شرکتی به وب سایت شرکت و نام دامنه آن گره خورده است. نامه شخصی می تواند متعلق به یک کارمند خاص باشد و نه تنها برای کار، بلکه برای اهداف شخصی نیز استفاده شود. علاوه بر این، اغلب خدمات پست الکترونیکی، رایگان ثبت می شود. در تجارت، نامه شخصی و شرکتی نباید همپوشانی داشته باشند. اکیداً توصیه می شود از ایمیل سرور داخلی برای کار استفاده کنید.
معایب استفاده از پست شخصی برای مقاصد کاری توسط کارمندان چیست؟
استفاده از ایمیل شخصی به طور قابل توجهی به امنیت شرکت آسیب می رساند. سیستم های پست رایگان، ضعیف محافظت می شوند. این ضعف، به مهاجمان این امکان را می دهد که آنها را هک کنند، نامه های ارسال شده را بخوانند، از پایگاه داده آدرس استفاده کنند، پیام هایی را از صندوق پستی شما ارسال کنند که این امر بر شهرت شرکت تأثیر منفی خواهد گذاشت.
علاوه بر این، اگر از نامه شخصی برای کار و بالعکس، از نامه شرکتی برای مکاتبات شخصی استفاده می کنید، ممکن است شرایطی ایجاد شود که اطلاعات به دلیل بی دقتی یا اشتباه فرستنده به آدرس اشتباه ارسال شود. به عنوان مثال، نامه ای با داده های مهم به مشتری نمی رسد، بلکه به والدین یا دوستان فرستنده می رسد که منجر به از بین رفتن محرمانه بودن داده ها می شود. برعکس، دریافت نامه شخصی که برای آنها در نظر گرفته نشده است، برای مشتریان یا شرکا ناخوشایند خواهد بود. همچنین در استفاده از نامه شخصی، پس از اخراج یک کارمند، ممکن است دسترسی نه تنها به صندوق پستی، بلکه به دفترچه آدرسی که در آن ذخیره شده است نیز از بین برود. در این صورت، شرکت یا باید به دنبال این آدرس ها در اسناد باشد یا یک پایگاه مشتری جدید ایجاد کند.
مزایای ایمیل سرور داخلی برای کارمندان چیست؟
همانطور که قبلا ذکر شد، نامه های شرکتی متعلق به شرکت است. بهتر است در دامنه شرکت ثبت شده باشد. این رویکرد باعث افزایش شناخت آدرس پستی و شرکت خواهد شد. چنین نامه هایی بیشتر از نامه هایی که از یک صندوق پستی معمولی ارسال می شوند، باز و خوانده می شوند.
علاوه بر این، نامه‌های شرکتی ایجاد شده در یک دامنه، چندین برابر امن‌تر از صندوق پستی سرویس‌های پست معمولی در نظر گرفته می‌شوند. بنابراین، هک کردن آن سخت تر است. همچنین از محافظت در برابر ویروس ها و هرزنامه ها برخوردار است. علاوه بر این، کلاهبرداران قادر به ارسال هرزنامه از طرف شرکت نخواهند بود، زیرا جعل آدرس یک فرآیند، زمان‌بر است. در میل سرور اختصاصی، فرصتی برای تصویب سیاست امنیتی برای تحویل نامه ها وجود دارد. چنین نامه ای به صورت اسپم نمی افتد و بلافاصله پس از ارسال به گیرنده تحویل داده می شود. دلیل آن این است که فرستنده نامه نیز مالک دامنه است.
اغلب نامه هایی که از پست شخصی ارسال می شوند، از برنامه بررسی هرزنامه عبور نمی کنند و در بهترین حالت، در سطل زباله قرار می گیرند. و همه اینها به این دلیل است که ممکن است آدرس ایمیل نادرست به نظر برسد و دامنه، به شرکتی که نامه از طرف آن ارسال شده است تعلق نخواهد داشت. مدیریت متمرکز آدرس نیز مزیت آشکار نامه های شرکتی است. مدیر یا شخص مسئول این فرصت را پیدا می کند که صندوق پستی نامحدود ایجاد کند، رمز عبور را تغییر دهد و حساب های غیر ضروری را حذف کند. علاوه بر این، می توانید یک آدرس زیبا و همخوان انتخاب کنید، زیرا نام ها در این شرایط فقط توسط کاربران شرکت می توانند اشغال شوند.
امکان ردیابی اطلاعات ارسالی با میل سرور اختصاصی
با داشتن نامه های شرکتی و ارائه داده ها از آن به کارمندان، کارفرما این فرصت را پیدا می کند که بررسی کند چه نوع اطلاعاتی از طریق کانال های ارتباطی می رود. بنابراین، با بررسی ایمیل، نه تنها می توانید نشت اطلاعات را به موقع تشخیص دهید، بلکه بررسی کنید که آیا نامه برای اهداف شخصی استفاده می شود یا خیر. مدیر یا رئیس یک شرکت یا بخش، حق دارد نامه را بررسی کند. این کار به دلیل این واقعیت است که کارفرما از حق کامل کنترل کیفیت انجام وظایف کار، از جمله بررسی استفاده از تجهیزات و پست شرکتی توسط خدمات به عنوان دارایی خود برخوردار است.
